Opgave

Wie wil het niet: een project op een gestructureerde wijze binnen de vastgestelde kaders (tijd, geld, kwaliteit) van initiatief tot uitvoering brengen. Integrex heeft een aantal gemeenten en maatschappelijke organisaties begeleid om op een professionelere en meer gestructureerde manier projecten aan te pakken. Het lijkt zo simpel. Werken volgens standaard formats, en de vooraf gedefinieerde stappen doorlopen. Zo komen we vanzelf van ‘A tot Z’.

De praktijk blijkt weerbarstiger. We draaien rondjes, blijven niet binnen de kaders (tijds-, budgetoverschrijding), hebben onenigheid over afspraken die we met elkaar gemaakt hebben en bereiken niet het vooraf gedefinieerde eindresultaat. Projectmatig realiseren verbindt de rechtlijnige structuur van projectmatig werken met het commitment betrokken bij het project met goed leiderschap (daadkrachtig, proactief, betrokken, bevlogen, analytisch, betrouwbaar) en het bereiken van het eindresultaat.

Het is van belang om het professionaliseren van de werkwijze naar een projectmatige werkwijze niet te onderschatten. Het introduceren hiervan is geen sinecure. Projectmatig Realiseren heeft als doel op een zo efficiënt mogelijke wijze het beoogde eindresultaat behalen. De basis kenmerken zijn: het creëren van eenduidigheid en transparantie, het institutionaliseren van een gestructureerde projectmatige aanpak, een heldere sturing en besturing van projecten en een goede samenwerking.

Een project staat nooit op zichzelf. Voor een goed begrip van Projectmatig Realiseren is het van belang inzicht te hebben in de cyclus van beleid en hoe hier vervolgens programma’s en projecten uit voorkomen. Binnen de gemeentelijke omgeving is de beleidscyclus een belangrijk kader voor de projecten. Projecten hebben een duidelijk start– en eindpunt en zijn ‘dienstbaar’ aan de beleidsdoelen. Op de volgende wijze kan invulling worden gegeven aan het implementeren van Projectmatig Realiseren (PMR) voor uw organisatie:

  • Het adviseren over en analyseren van de werkwijze met betrekking tot projecten in organisaties
  • Het opstellen/implementeren van de werkwijze PMR op basis van een draaiboek; een omschrijving van stappen, procedures en processen
  • Het opstellen en inrichten van een toolkit met PMR-formats; onder andere met fasedocumenten, taak– en rolverdelingen, checklists et cetera.
  • Het geven van trainingen en coaching op het gebied van PMR.

Onze rol

In samenwerking met VKZ heeft Integrex onder andere bij de gemeente Leiderdorp de integrale werkwijze geïmplementeerd en deze is tot op heden succesvol in gebruik. In een gezamenlijk traject heeft de gemeente kennis en ervaring laten opdoen; van wethouder tot afdelingshoofd, van projectleider tot beleidsmedewerker, van communicatiemedewerker tot secretaresse. Het draaiboek, de toolkit en de cursus zorgen voor verankering van deze werkwijze in de gehele organisatie. Daarnaast is een Platform PMR ingesteld dat ervoor zorgt dat de werkwijze toegepast blijft worden.

Samenwerken

Jaar:
Werkveld:
Expertise:
Opdrachtgever:
Plaats: